X Международный конкурс научно-исследовательских и творческих работ учащихся
Старт в науке
Автоматизация процесса проведения инвентаризации в школе
Автор работы награжден дипломом победителя III степени
Полная версия работы доступна во вкладке "Файлы работы" в формате PDF
Введение
Порядок и правила проведения инвентаризации определяются Центральным Банком и нормативно-правовыми актами РФ: невыполнение инвентаризации приравнивается к отсутствию бухгалтерского учета, неправильное или несвоевременное оформление результатов инвентаризации может иметь серьезные последствия. Руководитель образовательного учреждения несет ответственность за сохранность имущества школы.
Инвентаризация осуществляется с привлечением внешних поставщиков услуг, либо в большинстве случаев создаются местные инвентаризационные комиссии из числа преподавателей школы. В процессе инвентаризации выделяются несколько проблемных зон. Поскольку процесс не автоматизирован, в документах (актах о проверенном имуществе, описях) часто допускаются ошибки. Используемые компаниями-подрядчиками терминалы сбора данных (ТСД), имеют существенные ограничения: небольшой объем памяти, ограниченное время работы без подзарядки, устаревшее ПО и высокую стоимость. Также у преподавателей (материально ответственных лиц (МОЛ), которые входят в инвентаризационную комиссию) отсутствует мотивация участвовать в инвентаризации, т.к. обязанности, связанные с материальной ответственностью, не закреплены в их должностных инструкциях и являются дополнительной нагрузкой, либо компенсация имеет символический смысл (отгул, разовое денежное вознаграждение).
Целью проекта является изучение вопроса разработки мобильного приложение для проведения инвентаризации, которое позволит преподавателям выполнять свои функции без привязки к рабочему месту, а также позволит оптимизировать и автоматизировать процесс, сократить издержки на проведение ежегодной инвентаризации и повысить уровень достоверности данных об имуществе.
Для реализации проекта необходимо решить следующие задачи:
- изучение процесса инвентаризации на школе, анализ текущего процесса;
- описание действий выполняемых сервис-менеджерами в процессе инвентаризации (user-story);
- разработка технического задания для разработки мобильного приложения;
- расчет экономической эффективности проекта;
- разработка прототипа и получение обратной связи от потенциальных пользователей.
Этот проект даст ответ на решение проблемных зон процесса инвентаризации и позволит сделать его более удобным и эффективным, а также позволит сократить сроки проведения инвентаризации, повысить уровень достоверности данных об имуществе и уменьшить затраты путем разработки мобильного приложения.
Часть 1. Инвентаризация
В каждой школе в обязательном порядке нужно производить периодические проверки материальных активов, то есть фиксацию наличия и анализ состояния.
По каким правилам проводится эта операция, и какие нюансы характерны для ее документального оформления, расскажем ниже.
Инвентаризация и ее объективная важность
Периодический учет материальных средств методом сличения фактических объективных сведений, полученных после проведения персональной проверки, с информацией, отраженной в бухучете, именуется инвентаризацией.
Несоответствие реального и задокументированного состояния или численности инвентаризируемых активов возможно по целому ряду причин:
естественные воздействия на определенные материальные ценности, могущие повлиять на изменение их количества, веса, объема, остаточной ценности (усушка, потери при транспортировке, порча вследствие хранения, испарение и т.п.);
выявление злоупотреблений учета материальных ресурсов (неправильные замеры, допущение обвесов, совершение хищений и т.п.);
проблемы, возникшие при внесении записей в бухгалтерскую документацию (описки, ошибки, помарки, исправления, неточности и другие двусмысленности).
Поэтому регулярное проведение инвентаризации имеет исключительную важность для любого образовательного учреждения.
Обязательность этой процедуры утверждена федеральным законодательством нашей страны. Закон обязывает регулярно инвентаризировать собственное, хранимое или арендованное имущество и свои финансовые обязательства два нормативных документа:
Федеральный закон от 06 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;
Методические рекомендации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утверждены Приказом Министерства финансов России от 13 июня 1995 г. № 49).
В соответствии с законодательными документами инвентаризация непременно назначается в следующих обстоятельствах:
при реализации, покупке либо сдаче в аренду материального имущества;
если организация реорганизуется или официально ликвидируется;
когда на том или ином участке сменяется лицо, несущее материальную ответственность;
в случаях, когда муниципальная организация или госпредприятие преобразовываются в другую форму собственности;
при констатации совершения фактов воровства (хищения), нарушения условий хранения, перемещения и отпуска товаров, выявления злоупотреблений и пр.;
после окончания действия внезапно наступивших экстремальных условий – аварийных происшествий, стихийных бедствий, катастроф, иных чрезвычайных ситуаций;
при любых обстоятельствах, минимум 1 раз в год перед оформлением годового отчета по бухгалтерии (если инвентаризацию проводили после 01 октября текущего года, этого достаточно).
Инвентаризация шаг за шагом
Рассмотрим пошаговый порядок проведения инвентаризации.
Подготовка. Перед началом инвентаризации нужно предпринять ряд обязательных мероприятий:
оформление руководителем приказа о проведении инвентаризации;
контроль готовности инвентаризационной комиссии;
установление дат проверки;
утверждение перечня инвентаризируемых фондов;
вручение инвентаризационной комиссии самых свежих данных, касающихся учета имущественных активов, в форме расписок от лиц с материальной ответственностью.
Фактическое проведение проверки. Члены инвентаризационной комиссии в полном составе проверяют (замеряют, выявляют, анализируют) фактическое наличие, количественное выражение, положение имущественных ценностей и/или коммерческих договоренностей. Для этого комиссии создаются все необходимые условия. При процессе обязан присутствовать материально ответственный за данный участок.
Опись. Занесение полученных результатов в инвентаризационные акты (они составляются в нескольких экземплярах, минимум в 2).
Документальный анализ. Сравнение задокументированной информации с имеющейся в бумагах бухгалтерии. Фиксация соответствия или установление разночтений. При констатации несоответствий заполняется сличительная ведомость с формулировкой причины нестыковки.
Оформление результатов. По итогам контрольной проверки бухгалтерские данные нужно привести в полную идентичность с реальными. Для этого предусмотрены различные механизмы:
зачет средств (взаимозачет);
списание убыли;
оприходование излишков;
отнесение на виновных лиц.
Часть 2. Поиск решения
Как усовершенствовать процесс инвентаризации, чтобы сократить срок проведения инвентаризации и повысить качество результатов?
Рассмотрим тренды, которые лежат в области решения нашего проекта.
Тренд 1. Тренд - смартфон как основа для инфраструктуры доступа к услугам и сервисам.
Легкий доступ ко всем сервисам и услугам в любое удобное время в любом удобном месте.
Развитие мобильных технологий, диджитализация, увеличение доступности смартфонов (на рынке появились бюджетные смартфоны).
Постоянный рост числа приложений в Google Play и Apple App Store. Большое количество разработанных мобильных приложений, упрощающих жизнь во всех сферах. Рост числа пользователей смартфонов (количество пользователей смартфонов в 2019 году достигнет 2,5 миллиардов) и мобильных приложений.
Появляется возможность выполнять свои обязанности быстро, комфортно, без привязки к рабочему месту.
Примеры проявления тренда
Телемедицина – получение дистанционных медицинских консультаций в онлайн-режиме (DocDoc), онлайн кинотеатр (Okko, IVI), cервисы заказа такси и доставки еды на дом, мессенджеры.
Как мы можем применить/использовать решение в рамках нашего проекта?
Разработать мобильное приложение для проведения инвентаризации, которое позволит сотрудникам выполнять свои функции без привязки к рабочему месту, а также позволит оптимизировать процесс, автоматизировать функции материально-ответственных лиц и сервис-менеджеров, сократить издержки предприятия на проведение ежегодной инвентаризации.
Тренд 2. Внедрение искусственного интеллекта в жизнь человека.
Выполнение стандартных повторяющихся операций без участия человека, высвобождение времени для выполнения других задач.
Рост объемов данных, увеличение вычислительных мощностей компьютеров и мобильных устройств, повышению производительности алгоритмов. Технологические возможности устройств обрабатывать огромное количество информации за считанные секунды - энергоэффективные и сверхбыстрые вычисления.
Развитие технологий искусственного интеллекта (ИИ) и машинного обучения:
AI People Analytics, технология «человеческой аналитики» на базе искусственного интеллекта, которая автоматически исследует коммуникацию и результаты профессиональной деятельности сотрудников (так называемый цифровой след сотрудников) и позволяет понять, что происходит в организации, выявить лучшие практики.
Robotic process automation (RPA, роботизированная автоматизация процессов) и Content Intelligence (интеллектуальная обработка информации)
Цифровизация процессов
Рост числа продаж «умных» устройств, рост количества пользователей голосовых помощников и персональных ассистентов. Роботизация колл-центров, виртуальный образ человека.
Рост отношения числа работников, занятых в области технологий искусственного интеллекта к общему числу работников, занятых в сфере производства, транспорта и обслуживания населения. Рост количества научно-образовательных центров развития ИИ, включая сеть суперкомпьютерных центров таких, как Сколково.
Какие новые ожидания формируются под воздействием данного тренда?
Избавление человека от рутины, предоставление большей свободы и использование новых возможностей. 60% сотрудников компаний готовы отдать свои повторяющиеся неинтересные задачи роботам и уверены, что от этого вырастет качество жизни и работы. Использование роботизации в повседневной жизни.
Примеры проявления тренда в других индустриях
Голосовые помощники - Siri, Алиса, Умный дом.
Распознавание документов и машинный перевод (ABBYY).
Беспилотные авиационные системы (ГосНИИАС).
Распознавание лиц в метро, поиск преступников (VisionLabs).
Система камер слежения – нарушения ПДД, оформление штрафов.
Анализ качества публикаций (Антиплагиат, Диссернет).
Как мы можем применить/использовать решение в рамках нашего проекта?
В рамках проекта можно реализовать возможность управления имуществом сотрудников (перемещение, выбытие, мониторинг наличия объектов имущества).
Тренд 3. Кибербезопасность
Защита персональных данных, базовая потребность в безопасности, уверенность в том, что злоумышленники не смогут воспользоваться данными и использовать их против человека.
Рост числа кибератак (кибератаки в мире происходят каждые 14 секунд, убытки компаний различных секторов 2,5 трлн. долларов в 2019г), взлом IOT – устройств (к 2024 году более 50% интернет-трафика используют умные устройства и бытовая техника). Диджитализация, большое количество персональных данных находится на облачных ресурсах.
Появление новой услуги на рынке – страхование кибер-рисков (рынок страхования кибер-рисков сейчас только набирает развиваться, но уже к 2023 году по оценке экспертов размер страховых премий на российском рынке составит 1 млрд. рублей).
Какие новые ожидания формируются под воздействием данного тренда?
Возможность использовать большие объемы информации, в т.ч. персональные данные, без риска утечки информации. Установка и использование кибербезопасных приложений. Доверие мировым компаниям при использовании сервисов (например, Apple Pay, или Телеграмм).
Примеры проявления тренда в других индустриях
Электронно-цифровая подпись (госуслуги, сдача финансовой, налоговой отчетности).
Как мы можем применить/использовать решение в рамках нашего проекта?
Подписание электронных образов документов в рамках инвентаризации электронно-цифровыми подписями, подтверждение личности пользователя с помощью биометрия лица, отпечаток пальца, повторное подтверждение код-паролем.
Часть 3. Описание решения
Мобильное приложение направлено на осуществление контроля состояния запасов и имущества школы. Позволяет проводить ежедневный мониторинг состояния имущества и запасов, в том числе внесистемного, плановую/внеплановую инвентаризацию, а также оперативно отправлять результаты мониторинга в автоматизированные системы (1С Предприятие).
Основные требования к процессу инвентаризации на мобильных устройствах:
1. Поиск имущества, закрепленного за МОЛ;
2. Быстрое управление имуществом МОЛ – передача на другого МОЛ, списание и т.д.;
3. Поиск запаса на складе для Кладовщика;
4. Быстрое управления складскими запасами Кладовщиком;
5. Оперативное принятие решения по имуществу и складским запасам;
6. Контроль за состоянием имущества и запасов сервис-менеджерами на постоянной основе;
7. Проведение внеплановых проверок наличия имущества и запасов для сотрудников обеспечивающих подразделений, ответственных за склад;
8. Проведение ежегодной, внеплановой/регулярной инвентаризации основных средств/ материальных запасов.
Прототип решения – назовем это приложение «Инвентаризация».
Приложение будет работать на мобильные устройстве на платформе Android.
Сервис-менеджер имеет доступ к автоматизированным системам (АС) предприятия, как член инвентаризационной комиссии (заводятся учетные записи в системе и выдают права доступа в качестве подписанта инвентаризационных документов).
Цель сверки – в установленные сроки найти имущество и зафиксировать факт наличия излишков, либо недостач.
Функционал прототипа:
1. Сканирование штрих-кодов имущества с помощью камеры мобильного телефона.
2. Для имущества/запасов, не имеющих штрих-код, факт наличия отражается в приложении в ручном виде.
3. Отражение расхождений физического наличия имущества/запасов с данными бухгалтерского учета.
4. Отправка уведомлений МОЛ/Кладовщику в ходе проведения инвентаризации в мобильном приложение.
5. Подписание инвентаризационных документов в приложении и отражение факта подписания в АС предприятия.
6. Загрузка результатов инвентаризации в АС предприятия.
7. Синхронизация данных приложения и АС предприятия проводится при подключении к сети. Приложение работает в offline режиме.
Report– получение сводного отчета для проведения инвентаризации . В процессе сканирования, можно будет предусмотреть возможность формирования расхождений с этим отчетом.
Report
P.S. Скан отпечатка пальцев на смартфоне можно будет использовать в качестве электронной подписи
Search– поиск оборудования в базе по фильтру, возможность формирования запроса на добавление в случае отсутствия
Setting– настройки приложения
Сервер
Принтер
My Profile – настройки профиля
ФИО
Корпоративная почта
Логин, пароль для входа
History– история сканирования оборудования. Реализовать возможность группировки для формирования сводного отчета по проверяемому подразделению.
GenerateQR-code – генерация штрихкода / QR-кода на основании введённых данных. Возможность отправить на печать или почту
Scan – сканирование штрихкода / QR-кода. С отображением информации по оборудованию:
Тип оборудования: наименование оборудования, марка, дата выпуска, дата установки на баланс
Серийный номер
Инвентарный номер
Наименование подразделения владельца
Адрес прикрепления
МОЛ
Search
Setting
My Profile
History
GenerateQR-code
Scan
П рототип мобильного приложения «Инвентаризация».
Иванкова Лидия Петровна
МОЛ
Ульяновск, ул. Гончарова, д. 1, каб. 213
Место прикрепления
Кабинет физики
Подразделение
6400021675879503
Инвентарный номер
GF677683GH0123
Серийный номер
4 сентября 2000 г.
Дата прикрепления
15 апреля 2000 г.
Дата выпуска
Lexmark 610
Модель
Лазерный принтер
Тип оборудования
Scan
Выбор принтера для печати
печать
Выбор подразделения
Сформировать отчет
Отчет
Report
Выбор подразделения
Сформировать отчет
Отчет
Список литературы
Инвентаризация // Некоммерческие организации в России № 6 / 2004. Макальская М. Л., к.э.н., доцент
Инвентаризация: понятие и виды [Электронный ресурс] / Главная книга. – 2017. – URL: http://glavkniga.ru/situations/s503162
Инвентаризация как элемент учетной политики // Новая бухгалтерия, выпуск 8, август 2007 г
Инвентаризация имущества и обязательств. О. А. Красноперова. 2007 г. ГроссМедиа, РОСБУХ
Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49)
«Неизбежно. 12 технологических трендов, которые определяют наше будущее» — Кевин Келли
СОВРЕМЕННЫЕ СПОСОБЫ АВТОМАТИЗАЦИИ ПРОЦЕССА ИНВЕНТАРИЗАЦИИ - Научная статьи по специальности «Экономика и бизнес», автор Гладышев Виталий Валентинович – аспирант ГУ-ВШЭ
Свинцов, А. Н. Автоматизация процесса инвентаризации запасов материальных ресурсов / А. Н. Свинцов. — [Электронный ресурс] // Молодой ученый. — 2019. — № 38 (276). — С. 123-125. — URL: https://moluch.ru/archive/276/62496
«Технологии. Используй их, чтобы реализовать свой потенциал» — Джеральд Линч
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
Расчет стоимости проекта на базе школ г. Ульяновска на текущий момент
Расчет стоимости проекта на базе школ г. Ульяновска после реализации проекта
Заключение:
В рамках проекта проведен анализ процесса инвентаризации на в школах, изучили основные тренды, которые лежат в области решения выбранного проекта. Сверка вручную – процесс, отнимающий много времени. К тому же влияние оказывает человеческий фактор: из-за большого объема работы часто возникают ошибки, которые приводят к появлению недостач, излишков, пересортицы. Процесс инвентаризации стандартизован (предполагает повторение типовых операций), поэтому его можно легко автоматизировать, используя технологию штрихкодирования и специальное программное обеспечение. Автоматизация существенно облегчает процесс проведения инвентаризации, повышает качество учета данных и скорость их обработки.
Произвели расчет экономической эффективности проекта в случае его реализации в виде мобильного приложения, используемого на смартфонах. Всё это позволяет сделать вывод, что данный проект позволит сократить издержки на проведение ежегодной инвентаризации, а также улучшить качество результатов и сократить срок её проведения.
Также стоит отметить, что реализация данного проекта позволит применить в школе новые подходы для решения насущных проблем и дать толчок к продвижению новых технологий в производственном и учебном процессе.